La gestión de almacenes se define
como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento
y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier
material – materias primas, semi elaborados, terminados, así como el tratamiento
e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como
objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo
como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende
la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de
una organización.
El objetivo general de una
gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno
de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios
de forma ininterrumpida y rítmica.
La Gestión de Almacenes se sitúa
en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de Existencias y el Proceso
de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito de
responsabilidad del área de almacenes nace en la recepción de la unidad física
en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en
las mejores condiciones para su posterior tratamiento.
FUNCIONES DE LOS ALMACENES
Aunque el derrotero de funciones
de un almacén depende de la incidencia de múltiples factores tanto físicos como
organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno,
dichas funciones comunes son:
- Recepción de Materiales.
- Registro de entradas y salidas del Almacén.
- Almacenamiento de materiales.
- Mantenimiento de materiales y de almacén.
- Despacho de materiales.
- Coordinación del almacén con los departamentos de
control de inventarios y contabilidad.
PLANIFICACION
Y ORGANIZACION
El proceso de
planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que
tiene que brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y
objetivos generales que contempla la estrategia de la compañía, en aras de
potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las
actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificación
y organización se encuentran:
Diseño de
la red de distribución de la compañía: Toda compañía necesita
establecer políticas respecto a su red de distribución, dado que esta debe ser
acorde a su mercado y óptima en capacidad de respuesta para mitigar las
fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al
diseño de la red de distribución es tal, dado que requiere de la combinación
precisa de instalaciones, modalidades
de transporte, y estrategias. El Diseño de una Red de Distribución es la
planificación y ubicación estratégica de los almacenes y centros de
distribución de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o
más orígenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la
compañía y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de
elementos: Número de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestión o
el tamaño de los mismos. Tras tener identificadas las necesidades de
distribución y almacenamiento, la compañía debe decidir qué tipos de almacenes
y centros de distribución se ajustan a sus necesidades de manera más eficiente,
así como la ubicación de los mismos.
Responsabilidades de la Gestión
de Almacenes (Gestión Propia o Subcontratación): Una vez se ha diseñado la
red de distribución se procede a determinar si se auto gestionará el almacén o
si se subcontratará. Una vez más la decisión depende de muchos factores
dependientes de la estrategia de la organización, de su mercado, tamaño y cadena
de abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y desventajas de
acuerdo al tipo de gestión (propia o por subcontratación), dentro de las más
significativas se encuentran:
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Basado
en: Pricewaterhousecoopers.
Dado que regularmente para la
determinación de la responsabilidad de la gestión se preponderan los argumentos
financieros en un apartado posterior profundizaremos en métodos matemáticos que
permitan establecer elementos cuantitativos de juicio para este subproceso de
la planificación y organización.
Ubicación de almacenes: La
firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la localización de
los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
- Una visión general del mercado:
Para acotarse geograficamente a un área amplia, y
- Una visión local del mercado:
Que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visión general.
Historicamente desde el plano de
la Ingeniería Industrial se ha abordado el tema de la
localización de almacenes mediante múltiples métodos matemáticos, entre los que
se encuentran los métodos de: Von Thünen, Hoover, Weber, Greenhut y el método
de Centro de Gravedad (Este último lo abordaremos desde el módulo de Diseño y
Distribución en Planta). Sin embargo los factores no son meramente
cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que
evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:
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Fuente:
BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logística y Cadena de Abastecimiento (Gestión
de Almacenamiento)
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